งานสารบรรณ... ความหมายของงานสารบรรณ

Transcription

1 งานสารบรรณ... ความหมายของงานสารบรรณ งานสารบรรณ ค อ งานท เก ยวก บการบร หารงานเอกสาร เร มต งแต การจ ดท า การร บ การส ง การเก บร กษา การย ม และการท าลายเอกสาร ขอบข ายของงานสารบรรณ จากความหมายของ งานสารบรรณ ท าให สามารถเห นถ งข นตอนและขอบข ายของงาน สารบรรณว า เก ยวข องก บเร องใดบ าง เร มต งแต 1. การผล ตหร อจ ดท าเอกสาร (พ จารณา-ค ด-ร าง เข ยน ตรวจร าง-พ มพ ทาน ส าเนา- เสนอ-ลงนาม) 2. การส ง (ตรวจสอบ-ลงทะเบ ยน-ลงว นเด อนป -บรรจ ซอง-น าส ง) 3. การร บ (ตรวจ-ลงทะเบ ยน-แจกจ าย) 4. การเก บ ร กษา และการย ม 5. การท าลาย การปฏ บ ต งานตามระเบ ยบส าน กนายกร ฐมนตร ว าด วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ป จจ บ นน การปฏ บ ต งานสารบรรณของส วนราชการต าง ๆ ถ อปฏ บ ต ตามระเบ ยบส าน ก นายกร ฐมนตร ว าด วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ซ งม ผลบ งค บใช ต งแต ว นท 1 ม ถ นายน 2526 ระเบ ยบฯ น ใช บ งค บก บส วนราชการอ นได แก กระทรวง ทบวง กรมหร อหน วยงานอ นของร ฐท งท อย ในราชการบร หาร ส วนกลาง(กระทรวง ทบวง กรม) ราชการบร หารส วนภ ม ภาค(จ งหว ด อ าเภอ) ราชการบร หารส วนท องถ น (กร งเทพมหานคร เทศบาล องค การบร หารส วนจ งหว ด องค การบร หารส วนต าบล(อบต.) เม องพ ทยา)และ ส วนราชการท ประจ าอย ในต างประเทศด วย แต ไม บ งค บใช ก บร ฐว สาหก จ ท งน ผ ร กษาการตามระเบ ยบฯ ด งกล าว ได แก ปล ดส าน กนายกร ฐมนตร ความหมายของหน งส อราชการ หน งส อราชการ ค อ เอกสารท เป นหล กฐานในราชการ ได แก 1) หน งส อท ม ไปมาระหว าง ส วนราชการ 2) หน งส อท ส วนราชการม ไปถ งหน วยงานภายนอกซ งม ใช ส วนราชการหร อท ม ไปถ ง บ คคลภายนอก 3) หน งส อท หน วยงานอ นใดซ งม ใช ส วนราชการหร อบ คคลภายนอกม มาถ ง ส วนราชการ 4) เอกสารท ทางราชการจ ดท าข นเพ อเป นหล กฐานในราชการ 5) เอกสารท ทาง ราชการจ ดท าข นตาม กฎหมาย ระเบ ยบหร อข อบ งค บ รวมถ ง เอกสารท ประชาชนท วไปม มาถ ง ส วนราชการและเจ าหน าท ร บไว เป นหล กฐานก จ ดว าเป นหน งส อราชการด วย

2 2 ชน ดของหน งส อราชการ หน งส อราชการม 6 ชน ด ค อ 1) หน งส อภายนอก 2) หน งส อภายใน 3) หน งส อประท บตรา 4) หน งส อส งการ 5) หน งส อประชาส มพ นธ และ 6) หน งส อท เจ าหน าท ท าข นหร อร บไว เป นหล กฐานใน ราชการ 1. หน งส อภายนอก ค อ หน งส อต ดต อราชการท เป นแบบพ ธ โดยใช กระดาษ ตราคร ฑ เป นหน งส อต ดต อระหว างส วนราชการ หร อส วนราชการม ถ งหน วยงานอ นใดซ งม ใช ส วนราชการหร อท ม ถ งบ คคลภายนอก 2. หน งส อภายใน ค อ หน งส อต ดต อราชการท เป นแบบพ ธ น อยกว าหน งส อ ภายนอก เป นหน งส อต ดต อภายในกระทรวง ทบวง กรมหร อจ งหว ดเด ยวก น ใช กระดาษบ นท ก ข อความ (การใช หน งส อภายใน ส วนราชการม กน ยมใช เฉพาะเร องท ต ดต อภายในกรมเด ยวก นเป นส วนใหญ หากม หน งส อไป ต างกรมแม อย ในกระทรวงเด ยวก นม กน ยมใช หน งส อราชการ ภายนอก) ความแตกต างระหว างหน งส อภายในก บหน งส อภายนอก ก. หน งส อภายใน ม ความเป นแบบพ ธ น อยกว า กล าวค อ ไม ต องลงท ต ง ไม ม ห วข อ อ างอ ง หร อส งท ส งมาด วยเป นห วข อแยกออกมาและไม ต องม ค าลงท ายโดยถ อหล กความเป นก นเอง เน องจากเป นการต ดต อระหว างหน วยงานในกระทรวง ทบวง กรมหร อจ งหว ดเด ยวก น ซ งเป นท ร จ กก นด อย แล ว หร อเป นหน วยงานในส งก ดเด ยวก น ข. ขอบเขตการใช หน งส อภายนอก ใช ได ท กกรณ แต หน งส อภายในจะใช ได เฉพาะการ ต ดต องานของหน วยงานภายในกระทรวง ทบวง กรมหร อจ งหว ดเด ยวก นเท าน น จะใช หน งส อภายในต ดต อ ก บหน วยงานเอกชนท ม ใช ส วนราชการหร อก บบ คคลภายนอกไม ได 3. หน งส อประท บตรา ค อ หน งส อท ใช ประท บตราแทนการลงช อของห วหน าส วน ราชการระด บกรมข นไป โดยให ห วหน าส วนราชการระด บกองหร อผ ท ได ร บมอบหมายจาก ห วหน าส วน ราชการระด บกรมข นไปเป นผ ร บผ ดชอบลงช อย อก าก บตรา หน งส อประท บตราให ใช ได ท งระหว างส วน ราชการก บส วนราชการ และระหว างส วนราชการก บบ คคลภายนอกเฉพาะกรณ ท ไม ใช เร องส าค ญ 4. หน งส อส งการ ม 3 ชน ด ได แก ค าส ง ระเบ ยบ และข อบ งค บ 4.1 ค าส ง ค อ บรรดาข อความท ผ บ งค บบ ญชาส งการให ปฏ บ ต โดยชอบด วย กฎหมาย ให ใช กระดาษตราคร ฑ 4.2 ระเบ ยบ ค อ บรรดาข อความท ผ ม อ านาจหน าท ได วางไว โดยอาศ ยอ านาจ ของกฎหมายหร อไม ก ได เพ อถ อเป นหล กปฏ บ ต งานเป นการประจ า ให ใช กระดาษตราคร ฑ 4.3 ข อบ งค บ ค อ บรรดาข อความท ผ ม อ านาจหน าท ก าหนดให ใช โดยอาศ ย อ านาจของกฎหมายท บ ญญ ต ให กระท าได ให ใช กระดาษตราคร ฑ 5. หน งส อประชาส มพ นธ ม 3 ชน ด ได แก ประกาศ แถลงการณ และข าว 5.1 ประกาศ ค อ บรรดาข อความท ทางราชการประกาศ หร อช แจงให ทราบ หร อแนะแนวทางปฏ บ ต ให ใช กระดาษตราคร ฑ 5.2 แถลงการณ ค อบรรดาข อความท ทางราชการแถลงเพ อท าความ เข าใจใน ก จการของทางราชการ หร อเหต การณ หร อกรณ ใด ๆ ให ทราบช ดเจนโดยท วก น ให ใช กระดาษ คร ฑ

3 3 5.3 ข าว ค อ บรรดาข อความท ทางราชการเห นสมควรเผยแพร ให ทราบ 6. หน งส อท เจ าหน าท ท าข นหร อร บไว เป นหล กฐานในราชการ ค อ หน งส อท เจ าหน าท ท าข นนอกจากท กล าวแล วข างต น หร อหน งส อท หน วยงานอ นใดซ งม ใช ส วนราชการหร อ บ คคลภายนอกม มาถ งส วนราชการ และส วนราชการร บไว เป นหล กฐานของทางราชการ ม 4 ชน ด ค อ หน งส อร บรอง รายงานการประช ม บ นท กและหน งส ออ น 6.1 หน งส อร บรอง ค อ หน งส อท ส วนราชการออกให เพ อร บรองแก บ คคล น ต บ คคล หร อหน วยงานเพ อว ตถ ประสงค อย างหน งอย างใดให ปรากฏแก บ คคลโดยท วไป ไม จ าเพาะเจาะจง ให ใช กระดาษคร ฑ 6.2 รายงานการประช ม ค อ การบ นท กความค ดเห นของผ มาประช ม ผ เข าร วมประช มและมต ของท ประช มไว เป นหล กฐาน 6.3 บ นท ก ค อ ข อความซ งผ ใต บ งค บบ ญชาเสนอต อผ บ งค บบ ญชา หร อ ผ บ งค บบ ญชาส งการแก ผ ใต บ งค บบ ญชา หร อข อความท เจ าหน าท หร อหน วยงานระด บต ากว า ส วนราชการ ระด บกรมต ดต อก นในการปฏ บ ต ราชการ โดยปกต ให ใช กระดาษบ นท กข อความ 6.4 หน งส ออ น ค อ หน งส อหร อเอกสารอ นใดท เก ดข นเน องจากการปฏ บ ต งาน ของเจ าหน าท เพ อเป นหล กฐานในทางราชการ ซ งรวมถ งภาพถ าย ฟ ล ม แถบบ นท กเส ยง แถบบ นท กภาพด วย หร อหน งส อของบ คคลภายนอกท ย นต อเจ าหน าท และเจ าหน าท ได ร บเข าทะเบ ยนร บหน งส อของทางราชการ แล ว ม ร ปแบบตามท กระทรวง ทบวง กรมจะก าหนดข นใช ตามความเหมาะสม เว นแต ม แบบตามกฎหมาย เฉพาะเร องให ท าตามแบบ เช น โฉนด แผนท แบบ แผนผ ง ส ญญา ค าร อง เป นต น หน งส อท จ ดท าข นโดยปกต ให ม ส าเนาค ฉบ บเก บไว ท ต นเร อง 1 ฉบ บ และให ม ส าเนาเก บไว ท หน วยงานสารบรรณกลาง 1 ฉบ บ ส าเนาค ฉบ บให ผ ลงช อลงลายม อช อหร อลายม อช อย อ และให ผ ร าง ผ พ มพ และผ ตรวจ ลงลายม อช อหร อลายม อช อย อไว ท ข างท ายขอบล างด านขวาของหน งส อ หน งส อเว ยน ค อ หน งส อท ม ถ งผ ร บเป นจ านวนมาก ม ใจความอย างเด ยวก น ให เพ ม พย ญชนะ ว หน าเลขทะเบ ยนหน งส อส งซ งก าหนดเป นเลขท หน งส อเว ยนโดยเฉพาะ เร มต งแต เลข 1 เร ยงเป น ล าด บไปจนถ งส นป ปฏ ท น หร อใช เลขท ของหน งส อท วไปตามแบบหน งส อภายนอกอย างหน งอย างใด การปฏ บ ต ต อหน งส อเว ยน เม อผ ร บได ร บหน งส อเว ยนแล วเห นว า เร องน นจะต องให หน วยงานหร อบ คคลในบ งค บบ ญชาในระด บต าง ๆ ได ร บทราบด วย ก ให ม หน าท จ ดท าส าเนาหร อจ ดส งให หน วยงานหร อบ คคลเหล าน นโดยเร ว เบ ดเตล ด การระบ ช นความเร วของหน งส อราชการ หน งส อท ต องปฏ บ ต ให เร วกว าปกต เป นหน งส อท ต องจ ดส งและด าเน นการทางสารบรรณ ด วยความรวดเร วเป นพ เศษ แบ งเป น 3 ประเภท ค อ 1. ด วนท ส ด ให เจ าหน าท ปฏ บ ต ในท นท ท ได ร บหน งส อน น 2. ด วนมาก ให เจ าหน าท ปฏ บ ต โดยเร ว 3. ด วน ให เจ าหน าท ปฏ บ ต เร วกว าปกต เท าท จะท าได ท งน ให ระบ ช นความเร วด วยอ กษรส แดง

4 4 ในกรณ ท ต องการให หน งส อส งถ งผ ร บภายในเวลาท ก าหนด ให ระบ ค าว า ด วนภายในแล ว ลง ว น เด อน ป และก าหนดเวลาท ต องการให หน งส อไปถ งผ ร บ ซ งระบ หน าซองภายในเวลาท ก าหนด เร องราชการท จะด าเน นการหร อส งการด วยหน งส อไม ท น ให ส งข อความทางเคร องม อ ส อสาร เช น โทรเลข ว ทย โทรเลข โทรพ มพ โทรศ พท ว ทย ส อสาร ว ทย กระจายเส ยงหร อว ทย โทรท ศน เป น ต น และให ผ ร บปฏ บ ต เช นเด ยวก บได ร บหน งส อ ในกรณ ท จ าเป นต องย นย นเป นหน งส อ ให ท าหน งส อย นย น ตามไปท นท หน งส อราชการล บ ส าหร บหน งส อราชการล บ ในระเบ ยบงานสารบรรณไม ได กล าวถ งแนวทางปฏ บ ต ในเร องน เพราะระเบ ยบว าด วยการร กษาความปลอดภ ยแห งชาต พ.ศ.2517 ก าหนดให ส วน ราชการถ อปฏ บ ต อย แล ว โดยเฉพาะท เก ยวก บหน งส อราชการล บ ได ก าหนดช นความล บของหน งส อออกเป น 4 ช น ค อ ล บท ส ด ล บมาก ล บและปกป ด 1. ล บท ส ด ได แก ความล บท ม ความส าค ญท ส ดเก ยวก บข าวสาร ว ตถ หร อบ คคลซ ง หากความล บด งกล าวท งหมดหร อบางส วนร วไหลไปถ งบ คคลผ ไม ม หน าท ได ทราบ จะ ท าให เก ดความ เส ยหายหร อเป นภย นตรายต อความม นคง ความปลอดภ ย หร อความสงบเร ยบร อยของประเทศชาต หร อ พ นธม ตรอย างร ายแรงท ส ด 2. ล บมาก ได แก ความล บท ม ความส าค ญมากเก ยวก บข าวสาร ว ตถ หร อบ คคล ซ งถ า หากความล บด งกล าวท งหมดหร อบางส วนร วไหลไปถ งบ คคลท ไม ม หน าท ได ทราบ จะท าให เก ดความเส ยหาย หร อเป นภย นตรายต อความม นคง ความปลอดภ ยของประเทศชาต หร อพ นธม ตรหร อความเร ยบร อยภายใน ราชอาณาจ กรอย างร ายแรง 3. ล บ ได แก ความล บท ม ความส าค ญเก ยวก บข าวสาร ว ตถ หร อบ คคล ซ ง ถ าหาก ความล บด งกล าวท งหมดหร อเพ ยงบางส วนร วไหลไปถ งบ คคลผ ไม ม หน าท ได ทราบจะท าให เก ดความเส ยหาย ต อทางราชการ หร อเก ยรต ภ ม ของประเทศชาต หร อพ นธม ตรได 4. ปกป ด ได แก ความล บซ งไม พ งเป ดเผยให ผ ไม ม หน าท ได ทราบโดยสงวนไว ให ทราบ เฉพาะบ คคลท ม หน าท ต องทราบเพ อประโยชน ในการปฏ บ ต ราชการเท าน น การปฏ บ ต เก ยวก บหน งส อราชการล บ 1. การลงทะเบ ยนเอกสารล บ ส วนราชการต องลงหล กฐานในทะเบ ยนเอกสารล บเพ อ ควบค มการร บ การด าเน นการ การส ง การเก บร กษา และการแจกจ ายเอกสารล บให เป นไปโดยถ กต อง และ ให ห วหน าส วนราชการด งกล าวแต งต งบ คคลท ได ร บความไว วางใจและได ผ านการตรวจสอบประว ต และ พฤต การณ ตามช นความล บท จ าเป นต องปฏ บ ต เป นเจ าหน าท ควบค ม ร บผ ดชอบ เร ยกว า นายทะเบ ยน เอกสารล บ และ ผ ช วยนายทะเบ ยนเอกสารล บ ของส วน ราชการน น ๆ 2. การแสดงช นความล บของเอกสารท เป นความล บ โดยปกต ให ประท บหร อเข ยน ต วอ กษรตามช นความล บท ก งกลางหน ากระดาษท งด านบนและด านล างของท กหน าเอกสารท ม ช นความล บ น น ต วอ กษรต องให ม ขนาดโตกว าต วอ กษรธรรมดา และใช ส แดงหร อส อ นท เห น เด นช ด 3. การบรรจ ซอง

5 5 ก. เอกสารช นล บท ส ดและล บมาก จะต องบรรจ ซองหร อห อท บแสงสองช น อย างม นคง เอกสารด งกล าวต องบรรจ อย ในซองหร อห อช นใน พร อมด วยใบร บเอกสารล บตามแบบท ก าหนด ไว ในระเบ ยบ แต ใบร บเอกสารล บไม ต องก าหนดช นความล บ ให ระบ แต เพ ยงเอกสาร ว น เด อน ป จ านวน และหมายเลขฉบ บของเอกสาร และให ม ข อความอ นเท าท จ าเป นต องใช หล กฐานเท าน น ห ามเข ยนช อเร อง ไว ในใบร บเอกสารล บ ใบร บเอกสารล บน จะต องส งค นส วน ราชการผ ส งเอกสารล บโดยเร วท ส ด และส วน ราชการผ ส งเอกสารน นจะต องเก บร กษาใบร บเอกสารล บน ไว จนกว าจะได ร บเอกสารล บกล บค น หร อ เอกสารล บถ กท าลายหร อยกเล กช นความล บแล ว บนซองหร อห อช นในให จ าหน าโดยลงเลขท เอกสาร ช อ หร อต าแหน งผ ร บ และส วนราชการของ ผ ส ง พร อมท งท าเคร องหมาย ล บท ส f หร อ ล บมาก ท ง ด านหน าและด านหล ง ส วนซองหร อห อช นนอกน นห ามท าเคร องหมายแสดงช นความล บ ข. เอกสารช นล บ จะต องบรรจ ซองหร อห อสองช นอย างม นคง ซองหร อห อ ช นนอกต องท บแสง หากต องการใบร บเอกสารล บก ให บรรจ ใบร บน นไว ในซองหร อห อช นใน ร วมก บเอกสาร ด วย ค. เอกสารช นปกป ด จะบรรจ ซองหร อห อท บแสงช นเด ยวก ได โดยให ปฏ บ ต เหม อนเป นซองช นนอก หากต องการใบร บเอกสารล บก ให บรรจ ใบร บไว ในซอง 4. การป ดผน ก เอกสารช นล บท ส ดและล บมาก ผ ป ดผน กค อบ คคลผ ม อ านาจก าหนดช น ความล บของเอกสาร หร อผ ท ได ร บมอบหมาย หร อนายทะเบ ยนเอกสารล บ หร อผ ช วย นายทะเบ ยนเอกสาร ล บของส วนราชการน น ส วนเอกสารช นล บ ผ ป ดผน กค อบ คคลด งกล าวแล วหร อข าราชการช นตร หร อ เท ยบเท าข นไปผ ม หน าท เก ยวข องก บเอกสารน น ส าหร บเอกสารช นปกป ด จะใช ข าราชการช นจ ตวาหร อ เท ยบเท าท ได ร บความไว วางใจเป นผ ป ดผน กก ได การป ดผน กให ผ ป ดผน กลงลายม อช อก าก บไว บนรอยท ป ด ผน กของซองหร อห อช นใน แล วใช แถบกาวชน ดใสป ดท บบนลายม อช อและเคร องหมายแสดงช นความล บอ ก อย างหน ง 5. การส งเอกสารล บ เอกสารช นล บท ส ดและล บมาก ให ส งตรงต อนายทะเบ ยนเอกสาร หร อผ ช วยนายทะเบ ยนเอกสารล บเพ อลงทะเบ ยนเอกสารล บเส ยก อน ไม ว าจ าหน าซองหร อห อของเอกสาร น นจะระบ ช อหร อต าแหน งก ตาม เว นแต เม อม เหต ผลเป นพ เศษจ งยอมให ส งตรงต อผ ร บตามจ าหน าซองให เป นผ ร บเอกสารได ส วนการส งเอกสารช นล บและปกป ดก ปฏ บ ต เช นเด ยวก นเว นแต จะส งผ านเจ าหน าท ร บส ง หน งส อราชการธรรมดาไปย งนายทะเบ ยนเอกสารล บหร อผ ช วยนายทะเบ ยนเอกสารล บก ได หร อม เหต ผล พ เศษจ งยอมให ส งตรงผ ร บ เช นเด ยวก บเอกสารล บท ส ดและล บมาก 6. การร บ เอกสารช นล บท ส ดและล บมากท จ าหน าซองหร อห อช นในระบ ถ งช อบ คคลใด บ คคลหน งโดยเฉพาะ หร อระบ ช อพร อมก บระบ ต าแหน ง แล วให บ คคลน นหร อผ ได ร บ มอบหมายจากผ น น โดยตรงเป นผ เป ดซอง และลงช อในใบร บเอกสารล บ แล วให น าเอกสารไปลงทะเบ ยนเอกสารล บท นาย ทะเบ ยนเอกสารล บหร อผ ช วยนายทะเบ ยนเอกสารล บเส ยก อน จ ง ด าเน นการต อไปได ถ าเป นกรณ เร งด วน อาจด าเน นการไปก อนได แล วให น ามาลงทะเบ ยนในโอกาสแรก ถ าจ าหน าซองหร อห อช นในระบ ถ งต าแหน ง ก ให ผ ครองต าแหน งหร อผ ท ได ร บมอบหมายจาก ผ ครองต าแหน งน นหร อนายทะเบ ยนเอกสารล บหร อ ผ ช วยฯท ม ส ทธ เข าถ งเอกสารล บท ส ด และล บมากเป นผ เป ดซองและลงช อในใบร บเอกสารล บ แล วให ด าเน นการลงทะเบ ยนเช นเด ยวก น เม อลงทะเบ ยนแล วให น าเอกสารน นส งมอบโดยตรงให แก บ คคลท ถ กระบ ช อโดยเร ว แต ถ าเป นเอกสารท ระบ ต าแหน งแล วก อาจพ จารณามอบให แก ส วนราชการท ม หน าท ด าเน นการใน ช นต น แทนบ คคลท ถ กระบ ต าแหน งน นด าเน นการก อน ในกรณ ท บ คคลท เอกสารน นระบ ช อหร อต าแหน งย ง

6 6 หน งส อราชการภาษาอ งกฤษ (ภาคผนวก 4 แห งระเบ ยบฯ) หน งส อราชการภาษาอ งกฤษ แบ งออกได เป น 2 ประเภท ค อ หน งส อท ลงช อและหน งส อท ม ต องลงช อ หน งส อท ลงช อ ม 3 ชน ด ได แก 1. หน งส อราชการท เป นแบบพ ธ (First Person Formal Note) ม 2 แบบ ค อ แบบท ใช ใน การต ดต อทางการท ตระหว างส วนราชการไทยก บส วนราชการต างประเทศหร อองค การระหว างประเทศ และ แบบท ใช ในการต ดต อระหว างส วนราชการไทยก บหน วยงานท วไป 2. หน งส อราชการท ไม เป นแบบพ ธ (First Person Informal Note) ใช ใน 2 กรณ ค อ ส วนราชการไทยม ไปถ งส วนราชการต างประเทศหร อองค การระหว างประเทศ และ ส วนราชการไทยม ไป ถ งหน วยงานเอกชน เป นหน งส อท เข ยนโดยใช สรรพนามบ ร ษท 1 และต อง ลงช อ ใช ส าหร บเร องท ม ความส าค ญลดหล นมาจากหน งส อราชการท เป นแบบพ ธ เช น การส บถามข อความหร อขอทราบข อเท จจร ง บางประการ นอกจากน น อาจใช ต ดต อก บส วนราชการ ต างประเทศหร อองค การระหว างประเทศใน กรณ ท ประสงค จะเน นความส มพ นธ ส วนบ คคล 3. หน งส อกลาง ( Third Person Note หร อ Note Verbale) ค อ หน งส อราชการท ใช สรรพ นามบ ร ษท 3 และประท บตราช อส วนราชการ โดยห วหน าส วนราชการระด บกองหร อผ ท ห วหน าส วนราชการ ระด บกรมข นไปมอบหมาย หน งส อประเภทน เป นหน งส อท ส วนราชการไทยใช ต ดต อก บส วนราชการ ต างประเทศหร อองค การระหว างประเทศ โดยท วไปให เข ยนจากหน วยงานถ งหน วยงาน แต ในบางกรณ อาจ เข ยนจากต าแหน งถ งต าแหน งก ได หน งส อท ม ต องลงช อ ม 2 ชน ด ได แก 1. บ นท กช วยจ า ( Aide-Memoire) ค อ หน งส อท ใช ส าหร บย นย นข อความในเร องท ได สนทนา เช น ช แจงข อเท จจร ง ขอร องเร องต าง ๆ หร อประท วงด วยวาจา หร อแสดงท าท ให อ กฝ ายหน งทราบ โดยปกต ใช ย นให แก อ กฝ ายหน งหร ออาจส งไปโดยม หน งส อน าส งก ได 2. บ นท ก ( Memorandum) ค อ หน งส อท ใช ส าหร บแถลงรายละเอ ยดหร อแสดง ข อเท จจร ง ให ความเห นหร อโต แย งหร อแสดงท าท โดยปกต ใช ย นให แก อ กฝ ายหน งหร ออาจส งไปโดยม หน งส อน าส งก ได การร บและส งหน งส อ การร บหน งส อ

7 7 การร บหน งส อ ได แก การร บและเป ดซองหน งส อ ลงเวลา ลงทะเบ ยน และควบค ม จ าหน ายหน งส อท ได ร บเข ามาจากภายนอก ไปให เจ าหน าท ผ ปฏ บ ต งานและต ดตามเร อง ข นตอนในการร บหน งส อ 1. ตรวจสอบหน งส อท เข ามา 2. แยกประเภทหน งส อ 3. จ ดล าด บความส าค ญและความเร งด วนเพ อด าเน นการก อนหล ง 4. เป ดซองและตรวจเอกสาร 5. ประท บตราร บหน งส อ 6. ลงทะเบ ยนร บหน งส อ 7. ส งหน งส อไปย งหน วยงานท เก ยวข องเพ อด าเน นการ การส งหน งส อ หน งส อท จะส งออกไปนอกหน วยงาน ได แก หน งส อท หน วยงานเจ าของเร องท าเสร จ เร ยบร อยแล ว และน าเสนอผ บ งค บบ ญชาผ ม อ านาจลงนามเพ อด าเน นการส งออก ข นตอนในการส งหน งส อ 1. หน วยงานเจ าของเร องตรวจสอบความเร ยบร อย เช น ผ บ งค บบ ญชาลงนามเร ยบร อย แล ว เอกสารท จะส งไปด วยครบถ วน เม อตรวจสอบความเร ยบร อยแล วให ส งเร องให หน วยงานสารบรรณ กลางเพ อส งออก 2. ลงทะเบ ยนส งหน งส อในทะเบ ยนหน งส อส ง 3. ลงเลขท และว นเด อนป ในหน งส อท จะส งอออก และส าเนาค ฉบ บให ตรงก บเลขทะเบ ยน ส งและว นเด อนป ในทะเบ ยนหน งส อส ง ตามข อ 2 4. ตรวจสอบความเร ยบร อย 5. บรรจ ซอง ป ดผน กและจ าหน าซอง 6. น าส งผ ร บทางไปรษณ ย หร อโดยเจ าหน าท น าสาร 7. ค นส าเนาค ฉบ บพร อมต นเร องให หน วยงานเจ าของเร องหร อหน วยเก บ การเก บร กษา และท าลายหน งส อ การเก บหน งส อ แบ งประเภทการเก บออกเป น 3 ประเภท ค อ การเก บระหว างปฏ บ ต การเก บไว เพ อใช ใน การตรวจสอบ และการเก บเม อปฏ บ ต เสร จแล ว การเก บระหว างปฏ บ ต ค อ การเก บหน งส อท ย งปฏ บ ต ไม เสร จ ให อย ในความ ร บผ ดชอบของเจ าของเร อง การเก บไว เพ อใช ในการตรวจสอบ ค อ การเก บหน งส อท ปฏ บ ต เสร จเร ยบร อยแล ว แต จ าเป นจะต องใช ในการตรวจสอบเป นประจ า ไม สะดวกในการส งไปเก บย งหน วยเก บของ ส วนราชการตาม ระเบ ยบสารบรรณ ให เจ าของเร องเก บเป นเอกเทศ การเก บเม อปฏ บ ต เสร จแล ว ค อ การเก บหน งส อท ปฏ บ ต เสร จเร ยบร อยแล ว และไม ม อะไร ท จะต องปฏ บ ต ต อไปอ ก การเก บหน งส อประเภทน เป นการเก บไว เพ อรอการท าลายและความถ ในการ

8 8 อาย การเก บหน งส อ ระเบ ยบงานสารบรรณได ก าหนดอาย การเก บหน งส อไว ว า โดยปกต ให เก บหน งส อต าง ๆ ไว ไม น อยกว า 10 ป เว นแต หน งส อด งต อไปน 1. หน งส อต องสงวนเป นความล บ ให ปฏ บ ต ตามระเบ ยบว าด วยการร กษาความปลอดภ ย แห งชาต 2. หน งส อท เป นหล กฐานทางอรรถคด ส านวนของศาลหร อของพน กงานสอบสวนหร อ หน งส ออ นใดท ได ม กฎหมายหร อระเบ ยบแบบแผนก าหนดไว เป นพ เศษแล ว การเก บให เป นไปตามกฎหมาย และระเบ ยบแบบแผนว าด วยการน น 3. หน งส อเก ยวก บประว ต ศาสตร ขนบธรรมเน ยมจาร ตประเพณ สถ ต หล กฐานหร อเร อง ท ต องใช ส าหร บศ กษาค นคว า หร อหน งส ออ นในล กษณะเด ยวก น ให เก บไว เป นหล กฐานทางราชการตลอดไป หร อตามท กองจดหมายเหต แห งชาต กรมศ ลปากรก าหนด 4. หน งส อท ได ปฏ บ ต งานเสร จส นแล ว และเป นค ส าเนาท ม ต นเร องจะค นได จาก ท อ นให เก บไว ไม น อยกว า 5 ป 5. หน งส อท เป นเร องธรรมดาสาม ญซ งไม ม ความส าค ญและเป นเร องท เก ดข นเป นประจ า เม อด าเน นการแล วเสร จให เก บไว ไม น อยกว า 1 ป 6. หน งส อท เก ยวก บการเง นซ งม ใช เอกสารส ทธ โดยปกต หน งส อทางการเง นต องเก บไว ไม น อยกว า 10 ป บางกรณ หร อบางเร องแม จะครบก าหนด 10 ป แล ว อาจจะย งไม สามารถขอท าลายได เน องจากย งต องเก บไว เพ อรอการตรวจสอบหร อเก บไว เป นหล กฐาน อย างไรก ตาม ในกรณ หน งส อท เก ยวก บการเง นซ งม ใช เอกสารส ทธ หากเห นว า ไม ม ความจ าเป นต องเก บไว ถ ง 10 ป ให ท าความตกลงก บ กระทรวงการคล งเพ อขอท าลายได การย ม การย มหน งส อท ส งเก บแล ว ม หล กเกณฑ ให ปฏ บ ต ด งน 1. ผ ย มจะต องแจ งให ทราบว า เร องท ย มน นจะน าไปใช ในราชการใด 2. ผ ย มจะต องมอบหล กฐานการย มให เจ าหน าท เก บ แล วลงช อร บเร องท ย มไว ในบ ตรย ม หน งส อและเจ าหน าท รวบรวมหล กฐานการย ม เร ยงล าด บ ว นท เด อน ป ไว เพ อต ดตาม ทวงถาม ส วนบ ตร ย มหน งส อน นให เก บไว แทนหน งส อท ถ กย มไป 3. การย มหน งส อระหว างส วนราชการ ผ ย มและผ อน ญาตให ย มต องเป นห วหน าส วน ราชการระด บกองข นไปหร อผ ท ได ร บมอบหมาย 4. การย มหน งส อภายในส วนราชการเด ยวก น ผ ย มและผ อน ญาตให ย มต องเป นห วหน า ส วนราชการระด บแผนกข นไปหร อผ ท ได ร บมอบหมาย 5. ห ามม ให บ คคลภายนอกย มหน งส อ เว นแต จะให ด หร อค ดลอกหน งส อ ท งน จะต อง ได ร บอน ญาตจากห วหน าส วนราชการระด บกองข นไปหร อผ ท ได ร บมอบหมายก อน

9 9 การท าลายหน งส อ หน งส อราชการท หมดความจ าเป นในการใช งาน และเก บไว จนครบอาย การเก บตามท ระเบ ยบสารบรรณก าหนดแล ว เพ อม ให เป นภาระแก ส วนราชการ จ าเป นต องน าออกไปท าลายเพ อช วยให ส วนราชการต าง ๆ ม สถานท เก บหน งส อได ต อไป ข นตอนการท าลายหน งส อ 1. ภายใน 60 ว น หล งจากว นส นป ปฏ ท น ให เจ าหน าท ผ ร บผ ดชอบในการเก บหน งส อ ส ารวจท ครบก าหนดอาย การเก บในป น น ไม ว าจะเป นหน งส อท เก บไว เองหร อท ฝากเก บไว ท กองจดหมายเหต แห งชาต กรมศ ลปากร แล วจ ดท าบ ญช หน งส อขอท าลายเสนอห วหน า ส วนราชการระด บกรมเพ อ พ จารณาแต งต งคณะกรรมการท าลายหน งส อ 2. ให ห วหน าส วนราชการระด บกรม แต งต งคณะกรรมการท าลายหน งส อ ประกอบด วย ประธานกรรมการและกรรมการอ กอย างน อยสองคน โดยปกต ให แต งต งจาก ข าราชการ ต งแต ระด บ 3 หร อเท ยบเท าข นไป คณะกรรมการท าลายหน งส อม หน าท ด งน 2.1 พ จารณาหน งส อท จะขอท าลายตามบ ญช หน งส อขอท าลาย หน งส อท จะท าลาย ได ต องครบอาย การเก บแล วตามประเภทของหน งส อน น ๆ ถ าเป นหน งส อท ม อาย การเก บย งไม ครบก าหนด ต องเก บไว ให ครบอาย เส ยก อน 2.2 กรณ ท หน งส อน นครบอาย การเก บแล ว และคณะกรรมการม ความเห นว า หน งส อน นย งไม ควรท าลาย และควรจะขยายเวลาการจ ดเก บไว ให ลงความเห นว า จะขยายเวลาการเก บไว ถ งเม อใด ในช อง การพ จารณา ของบ ญช หน งส อขอท าลาย แล วให แก ไขอาย การเก บในตราก าหนดเก บ หน งส อ โดยให ประธานกรรมการท าลายหน งส อลงลายม อช อก าก บการแก ไข 2.3 ในกรณ ท คณะกรรมการม ความเห นว า หน งส อเร องใดควรท าลาย ให กรอก เคร องหมายกากบาท ลงในช อง การพ จารณา 2.4 เสนอรายงานผลการพ จารณา พร อมก บบ นท กความเห นแย งของคณะกรรมการ (ถ าม )ต อห วหน าส วนราชการระด บกรม หร อผ ว าราชการจ งหว ดแล วแต กรณ เพ อพ จารณาส งการ 2.5 ควบค มการท าลายหน งส อซ งผ ม อ านาจอน ม ต ให ท าลายได แล ว 2.6 ท าบ นท กลงนามร วมก นรายงานให ผ ม อ านาจอน ม ต ทราบว า ได ท าลายหน งส อ แล ว ว ธ การท าลายหน งส อ 1. โดยการเผา 2. โดยว ธ อ นท จะไม ให หน งส อน นอ านเป นเร องได ซ งอาจท าได หลายว ธ เช น ฉ กเป น ช นเล ก ๆ หร อเข าเคร องย อย ห นเป นฝอย ต ด หร อ ต ม เป นต น

10 10 บรรณาน กรม น ยนา เก ดว ช ย, พ.ต.อ.หญ ง. ค าอธ บายระเบ ยบส าน กนายกร ฐมนตร ว าด วยงานสารบรรณ นครปฐม : ส าน กพ มพ น ต น ย, น ยนา เก ดว ช ย, พ.ต.อ.หญ ง. ค าอธ บายระเบ ยบว าด วยการร กษาความปลอดภ ยแห งชาต นครปฐม : ส าน กพ มพ น ต น ย, พ.ศ พ.ศ ระเบ ยบส าน กนายกร ฐมนตร ว าด วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ผ รวบรวมองค ความร นางสาวส ว มล พ ช ยกมล